Hầu hết các khách hàng thường nhầm lẫn về công việc của Wedding Planner (người lên kế hoạch tổ chức đám cưới) và Wedding Designer (người thiết kế đám cưới) bởi vì vai trò của hai nhân vật này thường có liên quan trực tiếp đến nhau nên khó có thể mà tách riêng ra được. Thường thì các khách sạn, nhà hàng sẽ tư vấn cho khách hàng rằng khách hàng không cần đến một Wedding Planner, vì tất cả các dịch vụ tại nhà hàng đều có sẵn, điều này làm cho Cô Dâu Chú Rể sẽ phân vân về vai trò của Wedding Planner.
Một mẫu thiết kế tại sảnh tiệc cưới do Wedding Designer thực hiện theo sự bố trí của Wedding Planner – Ảnh: www.weddingdecor.vn
Bài viết này sẽ trả lời những thắc mắc thường gặp nhất để mọi người có thể hiểu rõ hơn công việc của một Wedding Planner trong tiệc cưới:
Phân biệt giữa Wedding Planner và Wedding Designer:
1- Wedding Planner sẽ gợi ý cho khách hàng về loại hoa sẽ sử dụng trong tiệc cưới?
Hoàn toàn không, đó không phải là công việc của Wedding Planner mà của Wedding Designer hoặc Florist (người trang trí hoa).
2- Có phải Wedding Designer là người trang trí hoa cho tiệc cưới?
Có thể, nhưng nhiệm vụ của Wedding Designer không chỉ là trang trí hoa. Nếu cô dâu chú rể chỉ muốn trang trí hoa, có thể liên hệ trực tiếp với Florist. Khách hàng cần đến Wedding Designer bởi họ có thể làm nhiều hơn như thế, ví dụ: tạo ra một khu rừng ngay trong sảnh tiệc cưới, hay trang trí tiệc với theo chủ đề của một bộ phim.
3- Nếu đã có Wedding Designer thì sẽ không cần đến Wedding Planner nữa?
Câu trả lời đơn giản là KHÔNG vì nhiệm vụ của Wedding Designer chỉ trong phạm vi trang trí tiệc cưới. Wedding Designer nên là người phụ tá cho Wedding Planner. Còn nhiệm vụ của Wedding Planner trong tiệc cưới là phải chịu trách nhiệm ít nhất 03 mảng: ẩm thực, trang trí, và văn nghệ. Tuy mỗi một mảng sẽ có một người phụ trách chuyên môn nhưng phải theo sự sắp đặt tổng thể của Wedding Planner. Không những thế Wedding Planner còn phải gắn bó với Cô Dâu Chú Rể nhiều tháng trước đám cưới từ những khâu: lựa chọn váy cưới, chụp album cưới, thiệp cưới, mâm quả, lễ gia tiên…rồi mới tới tiệc cưới.
4- Wedding Planner sẽ giới thiệu với khách hàng nhiều Wedding Designer để khách hàng tự chọn người mà họ ưng ý nhất?
Điều này còn tùy thuộc, nếu Wedding Planner hiểu rõ khách hàng của mình, họ sẽ biết nên sử dụng Wedding Designer hay Florist nào phù hợp nhất với khách hàng của mình.
Khu vực chụp ảnh của Cô Dâu Chú Rể với khách mời tại sảnh tiệc do Wedding Designer thực hiện dưới sự chỉ đạo của Wedding Planner – Ảnh: www.weddingdecor.vn
5- Wedding Designer có nên liên hệ trực tiếp với khách hàng mà không để Wedding Planner biết?
Không nên, điều này có thể gây rối loạn cho kế hoạch tổng thể của Wedding Planner và quan trọng hơn nó có thể được xem như xâm phạm vào quyền hạn của Wedding Planner.
6- Khi khách hàng sử dụng cả Wedding Planner và Wedding Designer, hai bên có nên tính phí riêng với khách hàng?
Điều này phụ thuộc vào thỏa thuận của khách hàng đối với Wedding Planner. Nếu Wedding Designer trực thuộc trong ê-kip của Wedding Planner thì có thể tính chung trong cùng một gói với Wedding Planner. Nhưng theo quan điểm cá nhân, tôi nghĩ tính phí riêng sẽ tốt hơn.
7- Nếu Wedding Planner giới thiệu công việc cho Wedding Designer hoặc ngược lại, liệu có nên thỏa thuận về việc chia hoa hồng giữa hai bên?
Điều này có lẽ đã trở thành thông lệ chung trong nhiều lĩnh vực, nhưng trong trường hợp này tôi nghĩ là không nên vì sau cùng người trả cũng là khách hàng mà thôi.
Nến được sắp xếp thành lối đi vào sảnh tiệc do Wedding Designer thực hiện dưới sự chỉ đạo của Wedding Planner – Ảnh: www.weddingdecor.vn
8- Liệu người quản lý tiệc ở khách sạn, nhà hàng và trung tâm tổ chức tiệc có thể lên kế hoạch cho một đám cưới không?
Tất nhiên là không, vì các hoạt động lập kế hoạch ý tưởng cho sự kiện hay tiệc cưới không được chú trọng đầu tư tại nhà hàng, khách sạn. Tuy nhiên, hầu hết người quản lý tiệc đều biết một chút về lĩnh vực này, họ có thể giới thiệu cho khách hàng tìm tới những Wedding Planner hoặc Wedding Designer uy tín.
9- Wedding Designer có nên đến buổi thử thức ăn của tiệc cưới?
Không, Wedding Planner sẽ quản lý toàn bộ vấn đề về thức ăn và nước uống của buổi tiệc. Còn tại Việt Nam do thói quen của cô dâu chú rể là đến đặt chỗ tại nhà hàng trước rồi mới tìm Wedding Planner, nên việc Wedding Planner tham gia vào buổi ăn thử của tiệc cưới không còn quan trọng nữa.
10- Wedding Designer có nên ở lại đến hết buổi tiệc sau khi đã hoàn tất việc việc trang trí?
Chỉ khi nào khách hàng hay Wedding Planner yêu cầu họ làm vậy, hoặc họ có thể ở lại để đề phòng những vật trang trí có thể ngã đổ hay hư hại.
11- Câu hỏi cuối cùng và cũng không kém quan trọng, sẽ tốt hơn nếu để một người đảm nhiệm cả nhiệm vụ Wedding Planner và Wedding Designer chứ?
Làm cả hai việc Wedding Planner và Wedding Designer đòi hỏi rất nhiều năng lực và kinh nghiệm , và người đảm nhiệm cả 2 nhiệm vụ này phải biết chắc chắn và đầy đủ những việc mình cần làm.
Thuý Linh (tổng hợp)
VIET NAM WEDDING PLANNER
www.weddingplanner.vn